İş Yerinde Geri Bildirim Vermek: Kırmadan Nasıl Söylenir?

Geri bildirim vermekten çekinen kişi aslında bir şeyi erteliyor: sorunu konuşmayı. Ertelenen her hafta, konuşmanın dozunu yükseltiyor. İki ay sonra yapılan konuşma, ilk hafta yapılacak konuşmadan çok daha ağır geçiyor çünkü artık birikmiş bir liste var.

Bu yazı "nazik olmak" üzerine değil; anlaşılır olmak üzerine. Nazik ama belirsiz bir geri bildirim, karşı tarafta hiçbir şey değiştirmez.

Geri bildirim vermek neden zor geliyor?

Üç yaygın engel var ve her birinin farklı karşılığı:

• "İlişkiyi bozar." Çoğu durumda tersi oluyor: söylenmeyen şey davranışa sızıyor, mesafe zaten açılıyor. Konuşma, mesafeyi kapatma girişimi.
• "Benim yerim değil." Doğrudan etkilendiğin bir konuda geri bildirim vermek unvan gerektirmiyor. Etkilenmiyorsan vermemek de bir seçenek.
• "Ya yanlış anlarsam." Bu gerçek bir risk ve çözümü var: yorum değil gözlem söylemek.

Üç parçalı cümle yapısı

İşe yarayan geri bildirimin iskeleti şu: gözlem — etki — talep.

Üçü eksiksiz olduğunda konuşma tartışmaya değil, plana dönüyor.

Yorum ile gözlemi ayırt etmenin kolay yolu: cümlede sıfat varsa muhtemelen yorumdur. "Özensizsin" yorum; "başlıklar eksik gelmişti" gözlem.

Konuşmayı açan cümleler

Birebir, konu küçükken:

"Kısa bir şey konuşmak istiyorum, teslim zamanlamasıyla ilgili."

Daha ağır bir konu için randevu alarak:

"Yarın yirmi dakika ayırabilir misin? Birlikte yürüttüğümüz süreçte beni zorlayan bir nokta var, konuşmak istiyorum."

Geri bildirime izin isteyerek:

"Bir gözlemimi paylaşmam faydalı olur mu?"

Son kalıp özellikle yatay ilişkilerde işe yarıyor: izin isteyen cümle, karşı tarafı dinlemeye hazırlıyor. Ama izin alındıktan sonra net konuş; izin isteyip sonra yuvarlamak en kötü bileşim.

Hangi durumda ne söylenir?

Dört tipik durum ve örnek metinler:

Geç teslim:

"Son iki raporu son gün aldım. Benim kontrol süremi sıkıştırıyor. Bir gün öncesinde yarım halini görsem bu sorun kalmaz, olur mu?"

Toplantıda sözünün kesilmesi:

"Toplantılarda cümlemi bitirmeden araya girdiğin oluyor. Fikrin yarısı masaya gelmiyor. Bitirmemi bekler misin, sonra hemen sana dönerim."

İşin kalitesi:

"Bu dosyada üç yerde geçen ayın verisi kalmış. Müşteriye gitmeden fark etmemiz iyi oldu. Göndermeden önce şu üç alanı kontrol eden kısa bir liste yapsak nasıl olur?"

Tutulmayan söz:

"Perşembe günü ileteceğini söylemiştin, bugün pazartesi. Planı buna göre kurduğum için aksadı. Tarihi kaçıracaksan bir gün önce haber vermen yeter."

Dördünde de ortak olan: kişilik değil davranış, geçmiş değil bir sonraki adım.

Karşı taraf savunmaya geçerse

En sık görülen tepki savunma ve bu normal. Yapılacaklar:

1. Tartışmayı kazanmaya çalışma. "Hayır, öyle olmadı" diye başlayan bir karşılık konuşmayı kilitler.
2. Gözleme geri dön. "Senin yorumun farklı olabilir; benim gördüğüm şu üç tarih."
3. Soru sor. "Senin tarafından nasıl görünüyor?" Bu soru çoğu zaman bilmediğin bir kısıtı ortaya çıkarıyor.
4. Talebi tekrar et ve bitir. Konuşmayı açık uçlu bırakma; tek bir somut istekle kapat.

Konuşma gerginleşirse uzatmamak daha iyi. "Bunu düşün, yarın beş dakika konuşalım" demek, o anda sonuç almaya çalışmaktan daha verimli.

Yöneticine geri bildirim vermek

Burada risk gerçek ve bunu görmezden gelmek yanlış olur. Yine de üç şey riski azaltıyor:

• Çözüm önerisiyle gel. Yöneticiye verilen geri bildirim, "şu olmuyor" değil "şunu şöyle denesek" biçiminde daha az tehdit edici.
• Kendi işin üzerinden kur. "Ekip böyle düşünüyor" demek, sahiplenilmeyen bir iddia. "Benim işimde şu aksıyor" doğrulanabilir.
• Ortam seç. Toplantı ortasında değil, birebir.

Yöneticinin geri bildirimi tekrar tekrar olumsuz karşılandığı bir ortamda, sorun senin ifade biçiminde olmayabilir. Bunu kendi yetersizliğin olarak okumak yaygın bir yanlış değerlendirme.

Geri bildirim vermeden önce sorulacak üç soru

Her konuşma gerekli değil. Açmadan önce şunları sor:

1. Bu benim işimi etkiliyor mu, yoksa sadece hoşuma gitmiyor mu? İkincisi için konuşmak zorunda değilsin.
2. Değişmesi mümkün mü? Kişinin kontrolünde olmayan bir şey için geri bildirim, yalnızca moral düşürüyor.
3. Tek bir somut talebim var mı? Yoksa konuşma şikâyete dönüyor.

Üçüne de "evet" diyorsan konuşma değer. Birine "hayır" diyorsan bekle.

Sık sorulan sorular

Geri bildirimi yazılı mı sözlü mü vermeliyim?

Sözlü başla, yazıyla özetle. Yazılı geri bildirim ton taşımadığı için çoğu zaman olduğundan daha sert okunuyor. Konuşmanın ardından gönderilen iki satırlık özet ise anlaşmayı kayda geçiriyor.

Olumlu geri bildirim vermek de gerekli mi?

Gerekli, ama "her olumsuzun yanına bir olumlu koy" biçiminde değil. Yapay olumlu giriş, asıl mesajı belirsizleştiriyor. Olumlu geri bildirimi ayrı bir anda ve somut olarak vermek daha işe yarıyor: "şu dosyadaki özet tablosu çok işimi kolaylaştırdı."

Aynı şeyi üçüncü kez söylüyorum, ne yapmalıyım?

Üçüncü tekrarda konuşmanın konusu davranış değil, anlaşmanın kendisi olur. "Bunu üçüncü kez konuşuyoruz; benim talebim net değil mi, yoksa önünde bir engel mi var?" Cevap bir engel ise birlikte çözülür; değilse konu yöneticiye taşınacak bir süreç sorunu.

Geri bildirim verince kötü biri gibi mi görünürüm?

Belirsiz ve geç verilen geri bildirim bu etkiyi yapıyor; zamanında ve somut olan yapmıyor. Zaten net bir talep içeren konuşmalar kısa sürüyor ve sonrası rahatlıyor.

Özet

• Geri bildirimi ertelemenin bedeli, konuşmanın ağırlaşması.
• İskelet: gözlem — etki — talep. Üçü eksiksiz olsun.
• Sıfat kullanıyorsan yorum söylüyorsun; tarih, sayı, somut olay kullan.
• Konuşmayı açan cümleni hazır tut ve izin istediysen net konuş.
• Savunmaya geçildiğinde tartışma değil soru sor, sonra talebi tekrar et.
• Yöneticine verirken çözüm önerisiyle ve kendi işin üzerinden kur.
• Konuşmadan önce sor: etkiliyor mu, değişmesi mümkün mü, tek talebim var mı.